Kurz zusammengefasst
- Elektronische Kassen müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
- Zu jedem Verkauf muss ein Beleg erstellt werden, auf Papier oder digital.
- Elektronische Kassen müssen dem Finanzamt gemeldet werden.
- Ein gutes System verbindet Bestellung, Küche und Kasse.
Was ist eine TSE?
Die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, schützt die Aufzeichnungen einer elektronischen Kasse vor nachträglicher Veränderung. Jeder Vorgang wird signiert und gespeichert. Grundlage sind die Abgabenordnung und die Kassensicherungsverordnung. Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein. Es gibt sie als Hardware, etwa als Stick, oder als Cloud-Lösung.
Belegausgabepflicht
Zu jedem Verkauf muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Der Beleg kann gedruckt oder digital bereitgestellt werden, zum Beispiel per QR-Code. Der Kunde muss ihn nicht mitnehmen, aber er muss ihn bekommen können.
Meldepflicht beim Finanzamt
Elektronische Kassen mit TSE müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung erfolgt elektronisch, etwa über ELSTER. Auch neue, ersetzte oder ausgemusterte Kassen sind zu melden. Ihr Steuerberater kann Ihnen bei den Fristen helfen.
Daten für die Kassenprüfung
Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung müssen die Kassendaten in einem bestimmten Format bereitgestellt werden können, der sogenannten DSFinV-K. Ein gutes Kassensystem erstellt diesen Export auf Knopfdruck.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- TSE und Export: Ist eine zertifizierte TSE eingebunden, und gibt es den DSFinV-K-Export?
- Bestellung bis Küche: Gehen Bestellungen direkt an ein Küchenboard, und sehen Kunden auf einer Anzeige, wann ihr Essen fertig ist?
- Einfache Bedienung: Funktioniert die Kasse auch zur Stoßzeit schnell und auf dem Tablet?
- Tagesabschluss: Gibt es einen sauberen Tagesabschluss mit Bar- und Kartenzahlungen?
- Kosten und Vertrag: Welche monatlichen Kosten fallen an, und wie lange läuft der Vertrag?
Checkliste
- Kasse mit zertifizierter TSE wählen.
- Belegausgabe einrichten, gedruckt oder digital.
- Kasse beim Finanzamt melden.
- Tagesabschlüsse regelmäßig machen und Daten aufbewahren.
- Mitarbeiter in die Bedienung einweisen.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihre konkreten Pflichten fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.